Het rapporteren van rapporten, mails, social media accounts en telefoontjes is voor de meeste mensen geen leuke bezigheid. Het is lastig en veel werk wat je nauwkeurig moet invullen. Toch maken veel bedrijven er wel gebruik van. Op deze manier kan je namelijk inhoudelijk en financieel beleid plannen, uitvoeren, evalueren en bijsturen waar nodig is.
Deze manier van werken vindt voornamelijk bij gemeentebesturen plaats. Juist in deze sector is het zo belangrijk dat alles op rolletjes loopt en je alles goed bijhoudt.
De beleids en beheerscyclus methoden kan ook voorkomen bij andere sectoren.
Hoe maak je rapportages?
Iedereen kan zo zijn of haar eigen voorkeur hebben in het maken van een rapportage. Over het algemeen wordt Word, Excel en Powerpoint gebruikt voor het creëren ervan. Meestal worden deze drie programma’s allemaal gebruikt. Zo wordt Word gebruikt voor bepaalde informatie en stappen, Excel voor het daadwerkelijk maken ervan en Powerpoint voor het presteren van de rapportage. Voornamelijk Excel kan lastig zijn om te gebruiken als je hier niet bekend mee bent. Zo zijn er veel verschillende soorten formules die je kan gebruiken voor sommen op te tellen, af te trekken, te vermenigvuldigen, etc. Zodra je deze formules eenmaal weet wordt het wel al gelijk een stuk makkelijker.
Wat is het doel?
Het doel van rapportages is dus om te kijken hoe alles verloopt binnen een bedrijf. Dit kunnen werkzaamheden zijn die je uitvoert maar ook bijvoorbeeld het verkoop van een bepaald product. Bij gemeentebesturen wordt het voornamelijk gebruikt om te kijken hoe een regel invloedt heeft op de mensen en hoe vaak het wordt gebruikt.
Je kan dus op deze manier doelen creëren en aanpassen maar ook bijhouden en afsluiten. Met rapportages kan je ook zien hoe groot je budget is, hoeveel je er al van hebt gebruikt en hoeveel er nog nodig is, en daadwerkelijk is. Over het algemeen kunnen rapportages dus niet overgeslagen worden.
Wat is portfolio management?
Portefeuillebeheer is de kunst en wetenschap van het selecteren van en het toezicht houden op een groep beleggingen die voldoen aan de financiële langetermijndoelstellingen en risicotolerantie van een klant, een bedrijf of een instelling.
Portefeuillebeheerders werken namens klanten met het doel om het verwachte rendement van de beleggingen te maximaliseren binnen een passend niveau van risicoblootstelling.
Portefeuillebeheer vereist het vermogen om sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen af te wegen over het volledige spectrum van investeringen. De keuzes betreffen afwegingen, van schuld versus eigen vermogen tot binnenlands versus internationaal en groei versus veiligheid.
Des te belangrijker het is om iemand in te huren voor je project portfolio management.
Iemand inhuren
Zowel de beleids en beheerscyclus als een project portfolio manager zijn beide zeer belangrijke punten die goed gedaan moeten worden binnen een organisatie. Je kan er dus voor kiezen om iemand aan te nemen die er verstand van heeft maar je kan er ook voor kiezen om het uit handen te geven en een bedrijf het te laten doen. Op deze manier betaal je eens in de zoveel tijd een bedrag omdat je ze dus als het ware inhuurt. Je kan er dan verzekerd van zijn dat het goed wordt gedaan en daarbij ervaar je zelf de stress niet.
